تعلن مدارس المجموعة العالمية (ISG) عن توفر وظيفة إدارية لحملة البكالوريوس، للعمل في المنطقة الشرقية (الخبر)
تعلن مدارس المجموعة العالمية (ISG) عن توفر وظيفة إدارية لحملة البكالوريوس، للعمل في المنطقة الشرقية (الخبر)
المسمي الوظيفي:
سكرتير تنفيذي (Executive Secretary).
الهدف من الوظيفة:
مسؤول عن تقديم الدعم الإداري المنظم للمرشدين، كما يتخصص في تهيئة بيئة عمل ودية واستشارية.
المسؤوليات الرئيسية:
1- إظهار التزامه بسلامة وأمن الأطفال والشباب (حماية الطفل).
2- اكتساب معرفة عملية بسياسات وممارسات وإجراءات منظمة منطقة ISG والحفاظ عليها.
3- تقديم خدمة العملاء، وتلبية الاحتياجات المعلوماتية للمدارس/أصحاب المصلحة في ISG (الموظفون، والطلاب، وأولياء الأمور، وموظفو ISG).
4- إدارة أي متطلبات محاسبية لمكتب الإرشاد.
5- إدارة جميع المكالمات/المراسلات الهاتفية الصادرة أو الواردة للقسم (البريد الإلكتروني، والرسائل، والطرود، والتقارير، إلخ) وتحديد أولوياتها.
6- تنظيم الاجتماعات وإعداد المحاضر.
7- إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير حسب التكليف.
8- إدارة وتنظيم تقييمات القبول والاختبارات المعيارية (مثل MAP، وPSAT، وSAT، وAP، إلخ) – إذا لزم الأمر. إدارة فعاليات القسم (أمسية تعريفية بين المدير وأولياء الأمور، لقاءات أولياء الأمور والمعلمين، لقاءات أولياء الأمور والمعلمين، حفل التخرج، إلخ)، بما في ذلك الإشراف على خطط عمل الفعاليات، وحجز المرافق، والتواصل والتنسيق مع جميع الأطراف المعنية.
9- ترتيب سفر المرشدين والطلاب، عند الحاجة.
10- حفظ الملفات.
11- التعامل مع الوثائق السرية والتأكد من سلامتها.
12- التصرف بحكمة في جميع الأوقات.
13- المبادرة في تحديد أولويات المهام لضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
14- متابعة وإعداد تقرير أسبوعي موجز عن حضور الطلاب وتحليل الانضباط – إن وجد.
15- إنشاء وصيانة جداول الفعاليات للطلاب والموظفين – إن وجد.
16- المشاركة في فريق إعداد الجدول الرئيسي – إن وجد.
17- المشاركة في فريق السلامة والطوارئ – إن وجد.
18- الحفاظ على علاقة عمل جيدة مع الزملاء والطلاب وأولياء الأمور وموظفي مدارس المجموعة العالمية.
19- القيام بأي مهام أخرى يكلفك بها مشرفك أو مديرك.
